LDC/MTS
ইন্টারভিউর
বিশেষ
গুরুত্বপূর্ণ প্রশ্ন ও উত্তর
ভালো নম্বর পেতে জানা উচিত-Part-2
11) অফিস কেরানি কিভাবে অফিসের চ্যালেঞ্জ মোকাবেলা করে?
আশাবাদী হোন: অফিসে সবসময় এমন কিছু থাকে যা আপনি করতে পারেন না, কিন্তু ইতিবাচক মনের ফ্রেম এবং সহকর্মীদের সাহায্য চাওয়া আপনার সমস্যার সমাধান করতে পারে।
বিকল্পগুলি সন্ধান করুন: এটি স্বাভাবিক যে আপনি কাজের সাথে সম্পর্কিত সমস্যার মুখোমুখি হতে পারেন, তাই আপনার চলমান কাজের জন্য বিকল্প রাখা সবসময় সম্ভাব্য, বিশেষ করে যখন আপনি জটিল কাজ পরিচালনা করছেন
সময়সীমা নির্ধারণ করুন: সময় ব্যবস্থাপনা আরেকটি দক্ষতা যা অফিসের কেরানিকে এতে দক্ষতা অর্জন করতে হবে। একজন ভালো অফিস কেরানি হতে হবে মাল্টি টাস্ক এবং একই সাথে একজন ভালো টাইম ম্যানেজার।
12) অফিস কেরানি এবং প্রশাসনিক সহকারীর মধ্যে পার্থক্য কী তা উল্লেখ করুন?
অফিস কেরানি: তার পক্ষ থেকে, অফিস কেরানিকে সকল স্তরের নির্বাহীদের সাথে যোগাযোগ করতে হয় এবং তাদের সাথে কাজ করতে হয়। তাদের কর্তব্যের মধ্যে সাধারণত ফোনের উত্তর দেওয়া, কাজ চালানো, ফাইল করা, মেইল করা, টাইপ করা, আইনি কাগজপত্র বজায় রাখা ইত্যাদি অন্তর্ভুক্ত থাকে।
প্রশাসনিক সহকারী: প্রশাসনিক সহকারী কোম্পানির মালিক বা শীর্ষ স্তরের নির্বাহীর সাথে যোগাযোগ করেন। অফিসের কেরানির চেয়ে তাদের ভূমিকা ও দায়িত্ব অনেক বেশি; তারা কর্মীদের তত্ত্বাবধান করেন,
13) আইন বিভাগে কোন কেরানি করেন?
পর্যালোচনা করুন এবং আবেদন দাখিল করুন
আবেদন এবং অন্যান্য নথির পর্যালোচনা
আইন পেশাজীবী এবং আইনজীবীদের মধ্যে বৈঠকের সময় নির্ধারণ
যোগাযোগ করুন এবং বিরোধের মধ্যস্থতা করুন
আইনি কাগজপত্র দাখিল করা, যুক্তি বা সংক্ষিপ্তসার, ব্যক্তিগত নথি এবং আপিলের উপর ভিত্তি করে খসড়া প্রস্তুত করুন, দলিলের হলফনামা প্রস্তুত করা
14) একজন রাজস্ব নিরীক্ষা কেরানি কি করেন?
কোম্পানির আর্থিক প্রতিবেদন নিরীক্ষা হিসাব বই এবং অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম পরিদর্শন নিরীক্ষার ফলাফল সম্পর্কে বিস্তারিত রিপোর্ট প্রস্তুত করা, নিরীক্ষার ফলাফল এবং সম্পদের ব্যবহার সম্পর্কে ব্যবস্থাপনাকে রিপোর্ট করা, মূলধন স্টক, আয়, ব্যয় এবং মূলধন স্টক সম্পর্কে তথ্য পর্যালোচনা করুন, বিশ্লেষণ এবং বার্ষিক প্রতিবেদন রিপোর্ট শ্রমিকের কভারেজ ক্ষতিপূরণ নির্ধারণের জন্য অডিট বেতন এবং কর্মীদের রেকর্ড বজায় রাখা সফটওয়্যার সিস্টেম ইত্যাদি ব্যবহার করে আর্থিক প্রতিবেদন আপডেট করা।
15) আপনি অফিসে কোন ফাইলিং সিস্টেম ব্যবহার করেন তা ব্যাখ্যা করুন?
বেশিরভাগ সময় প্রসারিত ফাইলগুলি অফিসে ফাইল করার জন্য ব্যবহৃত হয়। এই ফাইলটি তাদের মধ্যে কাগজের অতিরিক্ত শীট তার আকার প্রসারিত করতে দেয়। এই ফাইলগুলি দেখতে সরু, কিন্তু অ্যাকর্ডিয়ন ডিজাইন ব্যবহার করায় এই ফাইলটি প্রসারিত করা সম্ভব।
16) স্টাফ রেকর্ড কেরানি কী করেন তা ব্যাখ্যা কর?
কেরানি কর্মীদের রেকর্ড পরীক্ষা করবে
উচ্চতর কর্তৃত্বের কাছে কর্মীদের রিপোর্ট পাঠানো
অফিসার ভিজিটের স্টাফ রেকর্ড আপডেট করা
দর্শক/জনগণের জন্য অ্যাপয়েন্টমেন্ট ঠিক করা
কর্মীদের রেকর্ডগুলি ডিজিটাল আকারে প্রতিলিপি করুন
রিপোর্ট তৈরিতে কর্মকর্তাদের সহায়তা করা
17) কিভাবে আপনি অফিসে ফাইল এবং নথি সংগঠিত করতে পারেন?
সাধারণত, অবাঞ্ছিত কাগজ একটি গোলমাল করে, তাই ফাইল সংগঠিত করার আগে অবাঞ্ছিত কাগজপত্রগুলি ফেলা সম্ভব।
সেই কাগজটি ফাইলের একটি পৃথক ফোল্ডারে রাখুন যা স্থায়ীভাবে ব্যবহৃত হয় যেমন কর, কর্মীদের রেকর্ড, অবসর এবং অন্যান্য নথি ইত্যাদি।
তারিখ অনুযায়ী কাগজ বা বিল সংগঠিত করুন
নিয়মিত ভিত্তিতে বিল বা ডকুমেন্ট পরিত্রাণ পেতে ফাইলগুলি দেখুন, আপনার আর প্রয়োজন হতে পারে না
প্রতিটি ফাইল সঠিকভাবে লেবেল করুন এবং তার বর্ণানুক্রমিক ক্রম সংগঠিত করুন, উদাহরণস্বরূপ, অ্যাকাউন্টিং ফাইল একটি ফোল্ডারে থাকা উচিত A একইভাবে আপনার ইউটিলিটি বিল U ফোল্ডারে থাকা উচিত।
18 প্র: আমাকে আপনার সম্পর্কে বলুন।
উ: এটি একটি ভয়ঙ্কর, ক্লাসিক, ওপেন এন্ডেড ইন্টারভিউ প্রশ্ন এবং সম্ভবত প্রথমটির মধ্যে হতে পারে। এটি আপনার যোগ্যতা, ভাল কাজের অভ্যাস ইত্যাদি পরিচয় করিয়ে দেওয়ার সুযোগ, এটি বেশিরভাগ কাজ এবং ক্যারিয়ার সম্পর্কিত রাখুন।
19 প্র: আপনি আপনার বর্তমান চাকরি ছাড়তে চান কেন? (কেন আপনি আপনার শেষ পেশা ছেড়ে?)
উ: এই বিষয়ে সতর্ক থাকুন। অন্যান্য নিয়োগকর্তাদের ট্র্যাশ করা থেকে বিরত থাকুন এবং "আমার আরও অর্থের প্রয়োজন।" পরিবর্তে, জেনেরিক বিবৃতি তৈরি করুন যেমন, "এটি একটি ক্যারিয়ারের পদক্ষেপ।"
20. আপনার শক্তি কি?
উ: চাকরি সম্পর্কিত আপনার ইতিবাচক গুণাবলী উল্লেখ করুন।
প্র: আপনার দুর্বলতাগুলো কী?
উ: প্রত্যেকেরই দুর্বলতা আছে, কিন্তু এটিতে খুব বেশি সময় ব্যয় করবেন না এবং এটিকে কাজ সম্পর্কিত রাখুন।
একটি ছোটখাটো দুর্বলতা বা দুটির পাশাপাশি, কয়েকটি দুর্বলতা নির্দেশ করার চেষ্টা করুন যা সাক্ষাত্কারদাতা শক্তি হিসাবে দেখতে পারে, যেমন কখনও কখনও আপনার কাজের মান সম্পর্কে একটু বেশি সতর্কতা অবলম্বন করা। ("আমি খুব কঠোর পরিশ্রম করি" বলা এড়িয়ে চলুন। এটি একটি অনুমানযোগ্য, সাধারণ উত্তর।) প্রতিটি দুর্বলতার জন্য, একটি শক্তি প্রদান করুন যা এর জন্য ক্ষতিপূরণ দেয়।
উ: চাকরির সাথে সম্পর্কিত আপনার ইতিবাচক গুণাবলী, এবং আপনি যে ভাল কাজটি করেছেন তা উল্লেখ করুন
২১) প্র। আপনি কোন বিশেষণ ব্যবহার করবেন নিজেকে বর্ণনা করতে?
উ: ইতিবাচক, কর্মমুখী বিশেষণ দিয়ে উত্তর দিন, যেমন বিবেকবান, কঠোর পরিশ্রমী, সৎ এবং
বিনয়ী, প্লাস একটি সংক্ষিপ্ত বিবরণ বা উদাহরণ কেন প্রতিটি আপনার জন্য উপযুক্ত
।
২২) প্র: আপনি আমাদের কোম্পানি সম্পর্কে কি জানেন?
উ: এর উত্তর দিতে, ইন্টারভিউ দেওয়ার আগে কোম্পানি নিয়ে গবেষণা করুন।
২৩) প্র: আপনি আমাদের জন্য কাজ করতে চান কেন?
উ: উপরের মতই। আপনি ইন্টারভিউ করার আগে কোম্পানি নিয়ে গবেষণা করুন। পূর্বাভাসযোগ্য এড়িয়ে চলুন, যেমন,
"কারণ এটি একটি দুর্দান্ত সংস্থা।" বলুন কেন আপনি মনে করেন এটি একটি দুর্দান্ত সংস্থা।
২৪) প্র: আমি আপনাকে কেন নিয়োগ করবো ?
উ: চাকরির সাথে সম্পর্কিত ইতিবাচক গুণাবলী এবং অতীতে আপনি যে ভালো কাজ করেছেন তা উল্লেখ করুন।
ম্যানেজমেন্ট থেকে আপনি যে কোন প্রশংসা পেয়েছেন তা অন্তর্ভুক্ত করুন।
২৫) প্র: অতীতের কোন সাফল্য আপনাকে সন্তুষ্টি দিয়েছে?
উ: সংক্ষিপ্তভাবে একটি থেকে তিনটি কাজের প্রকল্প বর্ণনা করুন যা আপনাকে গর্বিত করেছে বা আপনাকে পিছনে ঠেলে দিয়েছে,
পদোন্নতি, উত্থাপন ইত্যাদি পুরস্কারের চেয়ে অর্জনের দিকে বেশি মনোযোগ দিন।
২৬) কি কারণে আপনি কঠোর পরিশ্রম করতে চান?
উ: স্বাভাবিকভাবেই, পারিশ্রমিক, বেতন এবং বেনিফিটের মতো উপাদান পুরস্কার আসে। কিন্তু আবার, ফোকাস
কৃতিত্ব এবং আপনি এটি থেকে প্রাপ্ত সন্তুষ্টি আরো।
২৭) প্র: আপনি কোন ধরনের কাজের পরিবেশ পছন্দ করেন?
উ: চাকরির জন্য আপনার উত্তরটি তৈরি করুন। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনার কাজ করার সময় আপনাকে ল্যাবটি লক করতে হয়
দরজা এবং একা কাজ, তারপর ইঙ্গিত করুন যে আপনি একটি দলের খেলোয়াড় হিসাবে উপভোগ যখন প্রয়োজন, কিন্তু স্বাধীনভাবে কাজ উপভোগ করুন। যদি আপনাকে নিয়মিত প্রকল্প পরিকল্পনা এবং স্থিতিতে উপস্থিত থাকতে হয়, মিটিং, তারপর ইঙ্গিত করুন যে আপনি একজন শক্তিশালী দলের খেলোয়াড় এবং একটি দলের অংশ হতে পছন্দ করেন।
২৮) প্রশ্ন আপনি কেন এই চাকরি চান?
উ: এই এবং সংশ্লিষ্ট প্রশ্নের উত্তর দিতে সাহায্য করার জন্য, চাকরির বিজ্ঞাপনটি আগে থেকেই অধ্যয়ন করুন। কিন্তু একটি চাকরির বিজ্ঞাপন একা হতে পারে
যথেষ্ট নয়, তাই উত্তর দেওয়ার সময় চাকরি সম্পর্কে প্রশ্ন করা ঠিক আছে। কি আকর্ষণ করে বলুন
তুমি চাকরিতে। স্পষ্ট এবং অর্থহীন এড়িয়ে চলুন, যেমন, "আমার একটি চাকরি দরকার।"
২৯) প্র Q. আপনি কিভাবে চাপ এবং চাপ সামলাবেন?
উ: এটি একটি ডাবল ভ্যামি, কারণ আপনি সম্ভবত ইতিমধ্যেই সাক্ষাৎকার এবং
আপনি এটি ভালভাবে পরিচালনা করছেন কিনা তা সাক্ষাতকার দেখতে পারেন। প্রত্যেকেই চাপ অনুভব করে, কিন্তু ডিগ্রির তারতম্য হয়।
বলছেন যে আপনি আপনার সঙ্কুচিত করার জন্য কাদছেন, আপনার কুকুরকে লাথি মারবেন বা জ্যাক ড্যানিয়েলের পাঁচ ভাগের এক ভাগ নিচে নামবেন না
ভাল উত্তর ব্যায়াম করা, একটি ভাল বই নিয়ে বিশ্রাম নেওয়া, বন্ধুদের সাথে সামাজিকীকরণ করা বা মানসিক চাপে পরিণত হওয়া
উত্পাদনশীল শক্তি "সঠিক" উত্তরের লাইন বরাবর বেশি।
f
৩০) প্র। ব্যাখ্যা করুন কিভাবে আপনি একটি বড় বাধা অতিক্রম করেছেন।
উ: ইন্টারভিউয়ার সম্ভবত আপনার সমস্যা সমাধানের দক্ষতার একটি বিশেষ উদাহরণ খুঁজছেন এবং
আপনি এটি সমাধান করার জন্য গর্ব দেখান।
English Verson Interview Questions-Answers
11) How office clerk tackle office challenges?
Be optimistic: There is always something in the office that you can’t do, but with positive mind frame and asking for help from colleagues can resolve your problem.
Look for options: It is natural that you might face work-related problem, so keeping option for your ongoing work is always feasible especially when you are handling complicated task
Set timeframe: Time management is another skill that the office clerk has to excel in it. A good office clerk should be multi-task and at same time a good time manager.
12) Mention what is the difference between office clerk and administrative assistant?
Office clerk: On his part, office clerk has to communicate with all levels of executives and has to work with them. Their duties normally include answering phones, running errands, filing, mailing, typing, maintaining legal paperwork, etc.
Administrative Assistant: Administrative assistant communicates with the company owner or top level executive. Their roles and responsibilities are much more than an office clerk; they supervise staffs, arrange conferences, review submissions, arrange meetings, etc.
13) What clerk does in the legal department?
Review and file petitions
Review of pleading and other documents
Scheduling meeting between legal professionals and lawyers
Communicate and mediate disputes
Filing legal documents
Prepare drafts based on arguments or briefs, personal documents, and appeals
Preparing affidavits of documents
14) What does a revenue audit clerk do?
Audit of companies financial report
Inspection of account books and accounting systems
Preparing detailed reports on audit findings
Reporting to management about audit results and asset utilization
Review data about capital stock, income, expenditures and capital stock
Analyze and reporting annual reports
Maintaining audit payroll and personnel records to determine worker’s coverage compensation
Updating financial report using software system, etc.
15) Explain what filing system you use in the office?
Most of the times expanding files are used for filing in offices. This file allows to expand its size by inserting additional sheets of paper into them. These files are narrow in appearance, but it is possible to expand this file as it uses accordion design.
16) Explain what does a staff record clerk do?
clerk will check staff record
See which patient has an appointment
Sending reports of staffs to the higher authoruty
Updating staff records of officer visit
Fixing appointment for the visitors/peoples
Transcribe staff records into digital form
Assisting officers in preparing reports
17) How can you organize files and documents in the office?
Usually, unwanted paper makes a mess, so before organizing file it is feasible to trash out the unwanted papers.
Keep those paper in a separate folder of the file that is of a permanent use like paper regarding taxes, staff records, retirement and other documents, etc.
Organize the paper or bills according to dates
On regular basis look into the files to get rid of the bills or document, you might not need any longer
Correctly label each file and organize its alphabetical order, for instance, accounting file should be in a folder A likewise your utility bill should be in U folder.
18 Q. Tell me about yourself.
A. This is the dreaded, classic, open-ended interview question and likely to be among the first. It's your chance to introduce your qualifications, good work habits, etc. Keep it mostly work and career related.
19 Q. Why do you want to leave your current job? (Why did you leave your last job?)
A. Be careful with this. Avoid trashing other employers and making statements like, "I need more money." Instead, make generic statements such as, "It's a career move."
20 Q. What are your strengths?
A. Point out your positive attributes related to the job.
Q. What are your weaknesses?
A. Everybody has weaknesses, but don't spend too much time on this one and keep it work related.
Along with a minor weakness or two, try to point out a couple of weaknesses that the interviewer might see as strengths, such as sometimes being a little too meticulous about the quality of your work. (Avoid saying "I work too hard." It's a predictable, common answer.) For every weakness, offer a strength that compensates for it.
21 Q. Which adjectives would you use to describe yourself?
A. Answer with positive, work-oriented adjectives, such as conscientious, hard-working, honest and
courteous, plus a brief description or example of why each fits you well.
22 Q. What do you know about our company?
A. To answer this one, research the company before you interview.
23 Q. Why do you want to work for us?
A. Same as above. Research the company before you interview. Avoid the predictable, such as,
"Because it's a great company." Say why you think it's a great company.
24 Q. Why should I hire you?
A. Point out your positive attributes related to the job, and the good job you've done in the past.
Include any compliments you've received from management.
25 Q. What past accomplishments gave you satisfaction?
A. Briefly describe one to three work projects that made you proud or earned you pats on the back,
promotions, raises, etc. Focus more on achievement than reward.
26 Q. What makes you want to work hard?
A. Naturally, material rewards such as perks, salary and benefits come into play. But again, focus
more on achievement and the satisfaction you derive from it.
27 Q. What type of work environment do you like best?
A. Tailor your answer to the job. For example, if in doing your job you're required to lock the lab
doors and work alone, then indicate that you enjoy being a team player when needed, but also
enjoy working independently. If you're required to attend regular project planning and status
meetings, then indicate that you're a strong team player and like being part of a team.
28 Q. Why do you want this job?
A. To help you answer this and related questions, study the job ad in advance. But a job ad alone may
not be enough, so it's okay to ask questions about the job while you're answering. Say what attracts
you to the job. Avoid the obvious and meaningless, such as, "I need a job."
29 Q. How do you handle pressure and stress?
A. This is sort of a double whammy, because you're likely already stressed from the interview and the
interviewer can see if you're handling it well or not. Everybody feels stress, but the degree varies.
Saying that you whine to your shrink, kick your dog or slam down a fifth of Jack Daniels are not
good answers. Exercising, relaxing with a good book, socializing with friends or turning stress into
productive energy are more along the lines of the "correct" answers.
30 Q. Explain how you overcame a major obstacle.
A. The interviewer is likely looking for a particular example of your problem-solving skills and the
pride you show for solving it.
